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Servicio de Anulados y Resoluciones

Este Servicio, que depende de la Dirección de Producción, es el encargado de controlar la “postventa” de Lotería Nacional. Su labor se centra fundamentalmente en dos aspectos: la supervisión de las devoluciones de Lotería Nacional y el control del pago de premios, tanto mayores como menores.

El Servicio de Anulados y Resoluciones ha constituido desde su creación la parte más extensa de LAE, tanto por el número de empleados –actualmente 144, de los que 112 son personal fijo discontinuo, aunque llegaron a superar los 300– como en volumen de trabajo. Como nos comenta Joaquín Argudo Carreño, Jefe de este Servicio, “la labor que realizamos es poco conocida, pero sin embargo vital para garantizar la transparencia que rodea a los Juegos de LAE. Loterías y Apuestas del Estado pone todos los mecanismos de control necesarios para garantizar la seguridad, claridad y eficacia de sus procesos, así como el conocimiento de las ventas con carácter previo al Sorteo”.

Dado el volumen y complejidad de este Servicio, el organigrama actual lo componen la Jefatura de Servicio, dos Secciones, Secretaría y ocho Jefes de Equipo de cuyas Unidades hacemos un somero repaso.

Sección de Estudios y Coordinación

Las funciones de esta Unidad, dirigida por Mª José Bello (Jefa de Sección) y Soledad Plaza (Jefa de Equipo) son las de analizar las incidencias, regularizar los sorteos, valorar y cuantificar los premios mayores vendidos, elaborar estadísticas y coordinar y controlar la recogida de la Lotería Nacional invendida, así como al personal destinado en este Servicio.

Unidad de Procesos

Esta Unidad, que dirigen los Jefes de Equipo José L. Alcaraz, José Ramón Gallego y Fernando Valilla, abarca a su vez las Unidades de Recepción, Preparación, Escáner, Lectoras y Vídeo-Corrección.

Todas las Administraciones transmiten el detalle de los billetes y décimos objeto de devolución a través de su Terminal. Cada décimo contiene una numeración que lo identifica y que se puede leer automáticamente gracias al código de barras, o que puede ser introducido manualmente si éste estuviera dañado. Esta transmisión debe realizarse antes de las 19 h. de los jueves y antes de las 11 h. de los sábados.

El trabajo de esta Unidad comienza con la recogida de la Lotería Nacional invendida, resolviendo las incidencias que puedan producirse durante dicha recogida. Y es aquí donde nos encontramos con una de las máximas de seguridad de este Servicio: “la Lotería no vendida debe encontrarse siempre en poder de LAE antes del Sorteo”. Este “mandamiento” debe cumplirse incluso en las situaciones más extremas como, por ejemplo, establecimientos aislados o sin servicio de luz o teléfono.

Todos los billetes y fracciones invendidos se introducen por separado en sobres precintados. Después, la empresa de transportes los recoge, en un horario que va desde las 19 a las 21 h. los jueves, y desde las 11 a las 13 h. los sábados.

Para el transporte se utilizan sacas de distintos colores para distinguir los dos Sorteos de Lotería Nacional, verde para el jueves y azul para el sábado. “La media habitual suele ser de 300 sacas, aunque este número puede variar según los Sorteos y las fechas. De provincias pequeñas, como Soria, suelen llegar uno o dos bolsones, pero de las grandes, como Madrid y Barcelona, pueden juntarse más de 30”, nos comenta Joaquín Argudo.

“El sistema va evolucionando y modernizándose, haciéndose cada vez más rápido y eficaz. Por ejemplo, hace cuatro años el sistema de envío era diferente. La Lotería se introducía en unas bolsas de lona –también verdes o azules según el sorteo–, provistas de unos cierres de seguridad que indicaban la hora de cierre de la bolsa. Actualmente, la evolución tecnológica permite la devolución informática en tiempo real a través de los Terminales instalados en todos los Puntos de Venta”.

Unidad de Recepción

Terminada la recogida en las Administraciones, comienzan a llegar las sacas con las devoluciones y en el Departamento de Recepción se comprueba todo el material recibido y se registra cualquier incidencia que se produzca. Para ello, se abren los bolsones, se extraen los sobres que contienen la Lotería y se clasifican por provincias y número de Administración, punteando con las hojas provinciales. Con estas hojas, que contienen listados de todas las Administraciones, se comprueba la llegada de todos los sobres y si alguno no se localiza, se reclama inmediatamente a la empresa de transportes. A continuación se colocan todos los sobres en cajas verdes o azules, según el sorteo, y pasan a la Unidad de Preparación.

Unidad de Preparación

En esta Unidad se procede a abrir los sobres y extraer la Lotería devuelta; por un lado los billetes completos y por otro las fracciones, colocándolos a su vez en otras cajas, también de color verde o azul, identificando la Lotería que devuelve cada Administración con un “abanderado” que contiene su código.

En la actualidad se comprueba toda la Lotería devuelta, décimo a décimo, para confirmar que la información transmitida vía Terminal coincide con los billetes y fracciones realmente enviados por cada Administración. Puede ocurrir que ambas cantidades no coincidan, en ocasiones porque el Administrador ha pasado el billete por el Terminal pero no lo ha enviado físicamente o al contrario. El resultado de esta operación de cotejo repercutirá en la venta definitiva de cada Administración, ya que el resultado de esta comprobación se remite a Informática, desde donde, a su vez, se informa al Servicio de Gestión de Fondos para la regularización correspondiente. “LAE siempre considerará correcta la cantidad de billetes y fracciones recibidas físicamente”, afirma Joaquín, “y contabiliza como vendidos todos aquellos décimos que no estén en la saca de esa Administración, enviada antes de la celebración del Sorteo”.

Unidad de Escáneres y Lectoras

En esta Unidad, los billetes pasan por unos escáneres que pueden leer páginas completas, y las fracciones por unas lectoras más pequeñas. Para identificarlos, se utilizan los “abanderados” con la identificación de cada Administración, que se pasa en primer lugar, seguida por todos los billetes o fracciones que se han recibido de la misma.

Gracias a lo avanzado de los sistemas informáticos que se utilizan, estos procesos se realizan a gran velocidad. Como nos comenta Joaquín, “Los escáneres de billetes pueden leer en torno a 4.000 billetes a la hora y las lectoras unas 3.000 fracciones, aproximadamente”.

Unidad de Vídeo-Corrección

A esta Unidad llegan todos aquellos documentos no leídos correctamente en los escáneres o lectoras por no haberse podido interpretar correctamente los códigos de barras. En ese caso, el personal de esta Unidad completa las reproducciones de imagen en las pantallas de vídeo-corrección, grabando manualmente los dígitos no leídos.

Unidad de Cuadres

La Unidad de Cuadres está dirigida por los Jefes de Equipo Maximino Sanz y José Mª Vicente. Las diferencias detectadas después de los procesos de lectura con las transmisiones realizadas por las Administraciones son analizadas en esta Unidad, recuperando nuevamente la devolución física enviada y enfrentándola con los listados del proceso. Si se comprueba un descuadre, se comunica la irregularidad a la Administración afectada.

Unidad de Transmisiones y Control de Premios

En esta Unidad, cuyo responsable es el Jefe de Equipo Miguel A. Delgado, se procede al control de todos los premios de la Lotería Nacional, tanto mayores como menores.

Todos los jueves, y en el mismo acto de recogida de la Lotería invendida, la empresa de transportes recoge también en cada Administración los sobres precintados que contienen las fracciones premiadas y pagadas durante la semana anterior. El personal de la Unidad de Archivo de Décimos Premiados se ocupa de puntearlos y de resolver las incidencias logísticas que puedan surgir.

En cuanto al Control de Premios y como los premios menores –aquellos inferiores a 3.000 euros– pueden cobrarse en cualquier Administración, éstas tienen que transmitir en tiempo real los premios abonados. Cuando se pasa el décimo por el Terminal, éste transmite toda la información referente al décimo –número, serie y fracción– así como el importe del premio que le ha correspondido.

En el caso de los premios mayores, son las entidades bancarias que han firmado un acuerdo con LAE las encargadas de realizar los pagos de dichos premios –superiores a 3.000 euros– con cargo a las cuentas de LAE. En este caso, al igual que en el de las Administraciones, los bancos transmiten los premios por vía Terminal y después remiten los billetes a este Servicio.

En esta Unidad se comprueba el pago de todos los décimos, lo que supone una labor de coordinación bastante compleja, ya que el cliente dispone de tres meses para cobrar el premio y se desconoce cuándo y dónde lo hará.

Joaquín nos comenta que, en ocasiones, reciben décimos o billetes muy estropeados, sobre los que existen dudas para el pago de un premio. “Aquí se identifican los décimos deteriorados con los medios técnicos disponibles. Los que no se pueden identificar en esta Unidad se envían a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, donde cuentan con técnicas más sofisticadas para su comprobación, y se les solicita una peritación, en la cual nos basamos para autorizar o no el pago del premio”.

Esta Unidad también es la encargada de recoger las incidencias producidas en las Administraciones durante la transmisión vía Terminal de la Lotería Nacional invendida. “Puede ocurrir que surjan imprevistos, como averías, cortes de luz, etc.; en estos casos, las Administraciones deben transmitir vía fax una relación de la Lotería a devolver”, nos aclara Joaquín.

Unidad de Archivo de Décimos Premiados

Por último, todos los procesos finalizan en esta Unidad, dirigida por Miguel A. Soto, donde se custodian todos los décimos premiados durante tres meses; posteriormente, se envían al Archivo General de LAE, donde se almacenan los menores durante el tiempo legalmente previsto hasta su destrucción, quedándose en la Sede Central de LAE los mayores.