Gestión de Fondos y Tesorería
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De pie, de izda. a dcha: Demetrio Criado, Rafael García y Luis Ramos. Sentadas: Mª Carmen Gómez, Victoria Sanz, Pilar Díaz y África Alcolado
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José Luis Ucieda, Director Económico-Financiero y África Alcolado, Jefa de Servicio de Gestión de Fondos y Tesorería
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José Luis Ucieda en un momento de su intervención
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África Alcolado en su despacho
El Servicio de Gestión de Fondos y Tesorería es uno de los tres que componen en la actualidad la Dirección Económico-Financiera, junto al Servicio de Contabilidad y el Servicio de Gestión de Devoluciones e Impagados. Lo componen nueve personas, incluida la Jefa de Servicio, África Alcolado, y su principal función es el control de cobros y la realización de los pagos de LAE.
Gestión de Fondos, como es conocido por todos, centra gran parte de su actividad en los Puntos de Venta, con los cuales la principal relación tiene que ver, fundamentalmente, con la Cuenta de Operaciones y los Anticipos.
En LAE, un total de 10.750 establecimientos tienen una Cuenta de Operaciones a través de la cual se centraliza la gestión de todos los fondos de los juegos. Estas cuentas tienen unas características concretas:
1. Deben estar abiertas en una de las entidades tesoreras de LAE: BBVA, BSCH, LA CAIXA y CECA (asociación de empresas formada por 46 Cajas de Ahorro).
2. Son cuentas de titularidad LAE, abiertas desde el Servicio de Tesorería y con autorizaciones a los Puntos de Venta para que hagan ingresos o retiren fondos. En la actualidad estas cuentas de operaciones funcionan como una cuenta corriente normal con la única particularidad de que NO pueden quedarse con saldo negativo (hasta julio de 2005, estas cuentas eran restringidas de ingresos, es decir, el titular del Punto de Venta sólo podía realizar ingresos en las mismas, no tenía autorización para retirar fondos de ellas).
Al ser cuentas de titularidad LAE, la solicitud de apertura y la cancelación de las mismas debe realizarse desde este servicio.
Lo que no ha cambiado es el procedimiento que se instauró en 1999 de elección de entidad financiera por parte de los Puntos de Venta. Tanto cuando son nuevas altas o son cambios de titularidad, se les da una relación de las entidades con las que pueden trabajar, y eligen una de ellas, comunicando al Servicio de Gestión de Fondos el código de la entidad financiera y la sucursal con la que quieren trabajar; a partir de ese momento, y por medio de unos ficheros de intercambio con los bancos llamados A-10, obtenemos los 20 dígitos de la Cuenta de Operaciones. Una vez obtenidos los mismos se les comunica a los Delegados Comerciales especificándoles la fecha en que dichas cuentas comienzan a estar operativas; con carácter general son los Delegados los que comunican al Punto de Venta dicha información, en otras ocasiones somos nosotros directamente los que nos ponemos en contacto para comunicársela. Un Punto de Venta sólo puede tener abierta una Cuenta de Operaciones, por tanto es muy importante que todo esté perfectamente coordinado para evitar posibles devoluciones de recibos.
Anualmente se establece un periodo de tiempo (mes de marzo) para que los Puntos de Venta puedan cambiar de entidad financiera. Con un abanico tan amplio de entidades financieras, y por tanto un gran número de sucursales (más de 20.000) con las que se puede trabajar, lo que LAE ha pretendido es dar la mayor facilidad a los Puntos de Venta en su relación financiera con LAE. Debemos tener en cuenta que por el tipo de negocio que se realiza, se mueve mucho dinero en efectivo y por tanto la cercanía del establecimiento a la sucursal es un factor muy importante, así como poder conseguir un trato especial a la hora de realizar los ingresos y de retirar efectivo para poder realizar pago de premios menores, sobre todo en los periodos de Navidad y Niño.
Al ser LAE el titular de dichas cuentas, tenemos acceso a todas ellas a través de Banca Electrónica o Internet, lo que nos permite poder explicar o solucionar los problemas o dudas que les puedan surgir a nuestros Puntos de Venta en relación a la operativa bancaria. Esta cuenta es la que utilizamos semanalmente para facturar los recibos y para abonar y cargar los Anticipos para el pago de premios menores de Lotería Nacional en el caso de que el Punto de Venta lo solicite.
Gestión de anticipos de LAE
La otra gran relación de Gestión de Fondos y Tesorería con la Red de Ventas la ocupa la Gestión de Anticipos de Lotería Nacional. A partir de julio de 2005 y coincidiendo con la emisión del Recibo Único (antes de esa fecha, se facturaban por un lado los Juegos Activos y por otro los Juegos Pasivos, es decir semanalmente había dos recibos) se cambió el sistema de provisión de fondos a las Administraciones de Loterías para pago de premios menores, sustituyendo el antiguo sistema de Disposiciones Adicionales por el de anticipo para pago de premios menores de LN.
La gestión y el control de dichos anticipos es realizada por el personal de este Servicio.
El funcionamiento de estos anticipos es el siguiente:
- Las Administraciones solicitan de forma telefónica, por fax o correo electrónico un anticipo cuando lo consideran necesario; en esos momentos se comprueba la posición de Tesorería de dicha Administración a través de un programa informático que nos permite ver en tiempo real el terminal de cada Punto de Venta; es decir, sabemos en cada momento lo que se lleva vendido de Juegos Activos y los premios pagados, tanto de Juegos Activos como de Lotería Nacional, lo único que desconocemos es la venta de lotería realizada; y con toda esta información se decide si procede dicho anticipo. En el caso de tener indicios de que no es procedente, se discute con el interesado para alcanzar una solución satisfactoria.
- El envío de dichos anticipos se realiza a través de las bancas electrónicas o líneas web de las entidades tesoreras de LAE, pudiendo realizarse dichos anticipos en tiempo real si son necesarios, o mediante C-34 (24 horas). Los anticipos enviados a lo largo de una semana a las Administraciones, se recuperan por LAE el viernes de la semana siguiente.
Además de estas funciones en el Servicio de Gestión de Fondos y Tesorería se realizan las siguientes:
- La provisión de fondos para pago de premios mayores de Juegos Activos que son realizados por los Delegados Comerciales. Cada Delegación Comercial tiene abierta una cuenta para realizar los pagos de premios mayores de Juegos Activos (importe superior a 600 €). Dicha cuenta también es titularidad LAE y debe estar abierta en una de las siguientes entidades: BBVA, LA CAIXA y BSCH. Además semanalmente se comprueba y cuadra dicha cuenta, registrando sus movimientos en el Sistema de Contabilidad y Tesorería de LAE.
Los premios de Lotería Nacional son pagados directamente por las entidades financieras antes relacionadas contra la Cuenta Centralizada para Pago de Premios; el control y registro se realiza de igual manera.
- Aparte de los movimientos de fondos referidos a los Juegos, se realizan como en cualquier otra empresa multitud de pagos a proveedores, pequeños pagos realizados por caja, pago de nóminas, Seguridad Social, MUFACE, Clases Pasivas, pago a las Comunidades Autónomas, Consejo Superior de Deportes, Liga de Fútbol Profesional, Tesoro Público, etc.
- Como en todo negocio, además de la multitud de pagos se realizan una serie de cobros. El control de los mismos también se realiza por el Servicio de Gestión de Fondos y Tesorería. Semanalmente se facturan en torno a unos 10.750 recibos, por un importe medio de 60-70 millones de euros, sin contar el Sorteo de Navidad ni el de El Niño, donde el importe de la facturación es muy superior.
José Luis Ucieda, Director Económico-Financiero de LAE
Recientemente, desde esta Dirección se han llevado a cabo cambios y modificaciones en cuanto a las Cuentas de Operaciones y los anticipos, que han implicado la necesidad de comunicarlos de forma especial a la Red de Ventas. José Luis Ucieda, máximo responsable de la Dirección Económico-Financiera, ha sido el encargado de ello, teniendo en cuenta que ha sido su promotor desde que llegó a este cargo hace ahora dos años.
Para informar a la Red de Ventas de estos cambios, e incluso para comunicarles algunas novedades próximas, se han organizado cinco charlas en Madrid, Sevilla, Valencia, Zaragoza y León que han aglutinado a más de 500 Puntos de Venta. Posteriormente, el pasado 25 de mayo, se dio una charla recopilatoria de todas las anteriores a los Delegados Comerciales, quienes tendrán hasta el mes de julio para comunicar todas las novedades a la Red de Ventas, y para seguir recabando, al igual que en las primeras reuniones, sus opiniones, problemas, sugerencias, objeciones, etc. Sugerencias que desde LAE agradecemos y que, en todo caso, estudiaremos una a una detenidamente.
La modificación que tendrá lugar para el Sorteo de Navidad 2006
De cara al sorteo de Navidad 2006 se ha introducido una novedad muy importante: se ha procedido a la cancelación de las cuentas individuales de Navidad que cada Administración tenía abierta en la misma entidad y sucursal que la cuenta de operaciones. Esta cuenta era restringida de ingresos e iba recogiendo los “ingresos a cuenta” que las Administraciones realizaban desde el mes de julio –que es cuando se empieza a vender la Lotería de Navidad– hasta el 20 de diciembre. Puesto que era una cuenta restringida de ingresos, había ocasiones en las que se producía confusión entre los ingresos semanales y los correspondientes al sorteo de Navidad, provocando a veces devoluciones del recibo semanal. Para evitar este tipo de errores y siempre con la idea de simplificar y facilitar la relación financiera entre el Punto de Venta y LAE, se ha considerado que el tener solo una Cuenta de Operaciones por cada Punto de Venta, para la realización de todas sus operaciones, es lo más sencillo y operativo.
Por tanto, el importe de la venta del Sorteo de Navidad (desde julio hasta el 20 de diciembre de 2006) se ingresará directamente en una Cuenta Centralizada de Navidad que LAE tiene abierta en cada entidad financiera: BBVA, BSCH, LA CAIXA y CECA.
Las formas de ingreso en la Cuenta Centralizada de Navidad serán sólo y exclusivamente:
- Ingreso en efectivo.
- Traspaso desde la Cuenta de Operaciones.
Para facilitar la identificación de esos ingresos en efectivo y evitar errores de grabación por parte de las entidades financieras, se han emitido unas tarjetas identificativas en las que figura el código de Administración con todos sus dígitos y los datos identificativos del Punto de Venta. Esta tarjeta está diseñada para que las entidades financieras las pasen por sus lectores ópticos y magnéticos y no tengan que grabar nada de forma manual.
La entidad financiera, una vez realizados los correspondientes ingresos en efectivo o los traspasos desde la Cuenta de Operaciones de las Administraciones, dará el correspondiente resguardo de ingreso o de traspaso. No obstante, y para que el administrador pueda llevar un control detallado de los ingresos realizados a cuenta, LAE remitirá resúmenes mensuales, quincenales y semanales según se vaya aproximando la fecha del sorteo, en los que figurarán detallados cada uno de esos ingresos, por importe y fecha realizados, de forma que el administrador los pueda verificar con los justificantes bancarios que tiene en su poder.
Los abonos que hagan los clientes, tanto en efectivo como en cheques y las transferencias que éstos realicen para el pago de los décimos de lotería, deberán ser ingresados en la Cuenta de Operaciones de la Administración y, una vez comprobados, verificados y compensados los talones correspondientes, la Administración deberá proceder a realizar los ingresos a la Cuenta Centralizada de Navidad, bien en efectivo o mediante traspaso.
La recomendación que la Dirección Económico-Financiera les hace a los Administradores en relación con la realización de estos ingresos a cuenta es la siguiente: realizar todos los ingresos en la Cuenta de Operaciones y con una periodicidad establecida por cada cual, ordenar traspasos desde la Cuenta de Operaciones a la Cuenta Centralizada de Navidad. Esto permitirá al Punto de Venta, con el sólo detalle de los movimientos de su cuenta de operaciones, poder tener localizados todos y cada uno de los ingresos realizados a cuenta del Sorteo de Navidad.
